ChatGPTを仕事で活用する具体例10選

うまく使うコツは「完成品を任せない」こと

ChatGPTへ「営業資料を作って」とだけ頼むと、もっともらしいけれど自社では使えない文章が返ってきがちです。最初は、たたき台、抜け漏れの確認、言い換えなど、途中の作業を任せます。

1．長いメールを短く整える

言いたいことを箇条書きで渡し、相手に合わせた文面へ整えてもらいます。謝罪や契約に関わるメールはそのまま送らず、事実関係と表現を必ず確認します。

2．会議前に論点を整理する

会議の目的、参加者、決めたいことを入力し、議題案を作ります。「30分で結論を出すため、議題を三つに絞って」と時間も伝えると使いやすくなります。

3．議事メモから決定事項を抜き出す

個人名や機密情報を除いたメモから、決まったこと、担当者、期限、保留事項に分けます。文字起こしの誤りがあるため、元のメモとの照合は必要です。

4．資料の構成だけ作る

いきなりスライド本文を書かせず、「5分説明用の構成」「経営層が最初に知りたい順番」など、見出しの並びを相談します。数字や事例は自社の確かな情報へ差し替えます。

5．文章の読み手を変えて書き直す

社内の専門用語が多い説明を、新入社員向け、お客様向け、経営者向けに言い換えます。「専門用語は残し、直後に一文で説明する」と条件を付けることもできます。

6．調査前に検索観点を洗い出す

調査そのものを任せる前に、比較項目や検索語を出してもらいます。最終的な情報は公式サイトや一次資料で確認します。存在しない制度や古い数字が混ざる可能性があるためです。

7．Excel関数の考え方を聞く

列名、やりたいこと、サンプル値を伝えて関数案を出してもらいます。顧客データをそのまま貼らず、名前や金額を架空の値へ置き換えて試します。

8．定型文のパターンを増やす

問い合わせへの一次返信、社内アナウンス、採用候補者への連絡など、既存の文面をもとに用途別の型を作ります。担当者による表現のばらつきも減らせます。

9．チェックリストを作る

引き継ぎや公開作業など、忘れやすい工程を洗い出します。現場で実際に使い、足りなかった項目を追加して初めて役立つチェックリストになります。

10．自分の考えに反対意見を出してもらう

企画案を渡し、「現場担当者」「顧客」「経理」の立場から懸念点を挙げてもらいます。結論を決めてもらうのではなく、見落としを減らす相手として使います。

入力してはいけない情報を先に決める

便利さより先に、会社の利用ルールを確認してください。顧客名、未公開の売上、契約書、個人情報、パスワードなどを、許可なく外部サービスへ入力してはいけません。